Отдел делопроизводства и документооборота

Отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота администрации Губкинского городского округа является структурным подразделением управления по работе с обращениями граждан и документооборота администрации Губкинского городского округа и находится в непосредственном подчинении начальника управления. Отдел образован в целях организации, руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению администрации Губкинского городского округа.

Задачи отдела:

• Документационное обеспечение деятельности администрации.
• Совершенствование форм и методов работы с документами.
• Упорядочение документооборота, унификация форм документов.
• Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем, контроль исполнения документов, подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в администрации.

Основные функции отдела:

• Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях администрации единой системы делопроизводства.
• Организация работы по проверке соответствия правилам орфографии и делопроизводства представляемых на подпись главе администрации проектов муниципальных правовых актов администрации, организационно-распорядительных документов, служебных писем, других документов, возвращение на доработку документов, оформленных с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в администрации.
• Осуществление работы с поступающей корреспонденцией в СЭД «Электронное правительство Белгородской области».
• Осуществление регистрации, отбора и подготовки документов для рассмотрения главой администрации.
• Обеспечение быстрого и четкого прохождения документов в администрации, их доставка исполнителям, контроль за состоянием делопроизводства в администрации, прохождением и сроками исполнения документов.
• Обеспечение подготовки протоколов коллегии при главе администрации.

Перечень нормативных правовых актов, определяющих полномочия, задачи и функции отдела:

• Постановление администрации Губкинского городского округа от 21 марта 2022 года № 310-па «Об утверждении положения об управлении и отделах».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 26 марта 2012 года  № 192-р «О мерах по организации электронного документооборота органов власти Белгородской области».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 16 декабря 2019 года № 981-р «Об утверждении Правил подготовки и оформления служебных документов в органах исполнительной власти, государственных органах Бел-городской области».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 27 марта 2019 года  № 239-р «Об утверждении Правил оформления проектов правовых актов Губернатора и Правительства Белгородской области».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 15 ноября 2018 года № 927-р «Об утверждении индексов в делопроизводстве».
• Распоряжение администрации Губкинского городского округа от 21 апреля 2016 года № 230-ра «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Губкинского городского округа».