Основной задачей, стоящей на сегодняшний день перед архивным отделом администрации Губкинского городского округа, является обеспечение сохранности и организации полноценного использования документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.
В архивном отделе хранится более 63 тысяч единиц хранения с 1943 по 2024 годы, 104 фонда постоянного хранения (29 тысяч дел), 272 фонда по личному составу (более 34 тысячи дел), принятых от предприятий и организаций-банкротов и ликвидированных без самопреемства. Это наиболее объёмный и сложный участок работы муниципального архива.
За 6 месяцев текущего года специалистами отдела было исполнено 1797 запросов социально-правового характера. В результате межведомственного электронного взаимодействия с управлением Пенсионного фонда РФ было исполнено 1543 запросов и 254 от граждан, предприятий и организаций обратившихся в архивный отдел.
Специалисты архива, работающие с документами по личному составу, при исполнении запросов охватывают широкий спектр сведений: оформление и перерасчёт пенсий по старости, по выслуге лет, по инвалидности, подтверждения трудового стажа при утрате документов, обучения, подтверждение периодов нетрудоспособности (больничных листов), декретных отпусков и др.
Справки, предоставляемые специалистами, работающими с документами постоянного срока хранения, помогают решать жизненно важные для граждан и организаций проблемы:
- подготовка к государственной регистрации недвижимости;
- подтверждение прав собственности на объекты, земельные паи и участки в приусадебных подворьях, садоводческих товариществах, выписки из похозяйственных книг.
За II квартал текущего года оцифрованы похозяйственные книги 16-ти сельских территориальных администраций в количестве 663 дела.
Работниками архивного отдела даны консультации по оформлению и сохранению документов действующим предприятиям, а также предприятиям, подлежащим ликвидации.
С января по июнь 2025 года в архивном отделе работало 10 исследователей, которым было выдано 105 единиц хранения.