Основной задачей, стоящей на сегодняшний день перед архивным отделом администрации Губкинского городского округа, является обеспечение сохранности и организации полноценного использования документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.
В архивном отделе хранится более 66 тысяч единиц хранения с 1943 по 2024 годы, 104 фонда постоянного хранения (более 29 тысяч дел), 272 фонда по личному составу (37 тысяч дел), принятых от предприятий и организаций-банкротов и ликвидированных без самопреемства. Это наиболее объемный и сложный участок работы муниципального архива.
За 3 месяца текущего года специалистами отдела было исполнен1530 запросов социально-правового характера. В результате межведомственного электронного взаимодействия с управлением Пенсионного фонда РФ было исполнено 977 запросов и 553 от граждан, предприятий и организаций, обратившихся в архивный отдел.
Специалисты архива, работающие с документами по личному составу, при исполнении запросов охватывают широкий спектр сведений: оформление и перерасчет пенсий по старости, по выслуге лет, по инвалидности, подтверждения трудового стажа при утрате документов, обучения, подтверждение периодов нетрудоспособности (больничных листов), декретных отпусков и др.
Справки, предоставляемые специалистами, работающими с документами постоянного срока хранения, помогают решать жизненно важные для граждан и организаций проблемы:
-подготовка к государственной регистрации недвижимости;
-подтверждение прав собственности на объекты, земельные паи и участки в приусадебных подворьях, садоводческих товариществах, выписки из похозяйственных книг.
За 1 квартал текущего года оцифрованы похозяйственные книги за 2017-2023 годы 12-ти сельских территориальных администраций (Уколовская, Сергиевкася, Толстянская, Чуевская, Никаноровская, Коньшинская, Юрьевская, Теплоколодезянская, Вислодубравская, Боброводворская, Мелавская, Архангельская) в количестве 565 дел.
Работниками архивного отдела даны консультации по оформлению и сохранению документов действующим предприятиям, а также предприятиям, подлежащим ликвидации.
С января по март 2025 года в архивном отделе работало 8 исследователей, которым было выдано 113 единиц хранения.