Основной задачей, стоящей на сегодняшний день перед архивным отделом администрации Губкинского городского округа, является обеспечение сохранности и организации полноценного использования документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве.
В архивном отделе хранится более 62 тысяч единиц хранения с 1943 по 2023 годы, 104 фонда постоянного хранения (более 28 тысяч дел), 270 фондов по личному составу (34 тысячи дел), принятых от предприятий и организаций-банкротов и ликвидированных без самопреемства. Это наиболее объемный и сложный участок работы муниципального архива.
За 3 месяца текущего года специалистами отдела было исполнено 1797 запросов социально-правового характера. В результате межведомственного электронного взаимодействия с Социальным фондом РФ было исполнено 1243 запросов и 554 от граждан, предприятий и организаций обратившихся в архивный отдел.
Специалисты архива, работающие с документами по личному составу, при исполнении запросов охватывают широкий спектр сведений:
- оформление и перерасчет пенсий по старости, по выслуге лет, по инвалидности;
- подтверждения трудового стажа при утрате документов;
- обучения;
- подтверждение периодов нетрудоспособности (больничных листов);
- декретных отпусков и др.
Справки, предоставляемые специалистами, работающими с документами постоянного срока хранения, помогают решать жизненно важные для граждан и организаций проблемы:
- подготовка к государственной регистрации недвижимости;
- подтверждение прав собственности на объекты, земельные паи и участки в приусадебных подворьях, садоводческих товариществах, выписки из похозяйственных книг.
За 1 квартал текущего года оцифрованы похозяйственные книги 2-х сельских территориальных администраций (Вислодубравская СТА, Никаноровская СТА,) в количестве 490 дел.
Работниками архивного отдела даны консультации по оформлению и сохранению документов действующим предприятиям, а также предприятиям, подлежащим ликвидации.
С января по март 2024 года в архивном отделе работало 10 исследователей, которым было выдано 105 единиц хранения.